Организация, проведение и оформление результатов годовой инвентаризации

Конец года для бухгалтеров - это ответственный период подготовки к сдаче годовой финансовой отчетности. Одним из этапов такой подготовки является проведение инвентаризации активов и обязательств, принадлежащих предприятию. Ее процедура, а также требования к оформлению результатов регулируются специальными документами. В частности, разработаны отдельные инструкции для сельскохозяйственных предприятий и для компаний, деятельность которых связана с нефтью и нефтепродуктами. Однако подавляющее большинство субъектов хозяйствования при проведении инвентаризации должно соблюдать Положения №879. Рассмотрим подробнее его основные требования.

Организационные вопросы проведения годовой инвентаризации

Как указано в Законе о бухгалтерском учете, а также в Положениях №419 и №879, проводить годовую инвентаризацию обязаны все без исключения юридические лица. Данная процедура позволяет проверить наличие и состояние собственных активов и пассивов, а также тех ценностей, информация о которых содержится во внебалансовом учете.

Годовая инвентаризация охватывает все объекты собственности предприятия, независимо от их фактического местонахождения, а также активы и обязательства, учет которых ведется на внебалансовых счетах (ценности, которые не являются собственностью предприятия, а лишь находятся в его временном пользовании). То есть под годовую инвентаризацию подпадают следующие объекты: основные средства (ОС), нематериальные активы (НМА), незавершенные капитальные инвестиции, запасы, незавершенное производство (НЗП), биологические активы, наличные, денежные средства и другие.

Инвентаризация должна проводиться ежегодно перед составлением годовой финансовой отчетности с целью обеспечения ее достоверности. В зависимости от вида активов и обязательств, их проверка осуществляется в разные сроки (в основном не ранее чем за 3 месяца до даты баланса).

Проводить инвентаризацию недвижимости можно 1 раз в 3 года, а инструментов, приборов и инвентаря - ежегодно в количестве не менее 30% (за 3 года все объекты должны пройти проверку). Точные сроки инвентаризации устанавливает руководитель предприятия, однако они не могут превышать термины, утвержденные в Положении №879.

Инвентаризационная комиссия и особенности ее создания

Годовая инвентаризация должна проводиться инвентаризационной комиссией, создаваемой по приказу руководителя. В нее входят представители управления предприятия и бухгалтерского отдела, а также должностные лица, которые непосредственно работают с объектами инвентаризации и ведут их первичный учет. Председателем инвентаризационной комиссии является директор компании. Кроме того, в ее состав могут входить представители ревизионной комиссии или подразделения внутреннего аудита.

На крупных предприятиях одна комиссия обычно не в состоянии выполнить весь объем инвентаризационных работ, ведь объектов проверки очень много. Поэтому в таких организациях на нее возлагаются функции контроля и регулирования, а фактический процесс мониторинга осуществляют рабочие инвентаризационные комиссии.

Основанием для проведения инвентаризации на предприятии является приказ, в котором должны быть указаны дата и сроки ее осуществления, а также виды объектов, подлежащих проверке. Часто в этом же документе утверждают состав рабочих инвентаризационных комиссий.

Стоит добавить, что сроки и порядок осуществления инвентаризации можно прописать в одном из приказов: об организации бухгалтерского учета или об учетной политике. Это освобождает от необходимости ежегодно издавать приказ о проведении годовой инвентаризации, однако отдельно утверждать состав рабочих комиссий все же придется.

Документальное оформление результатов инвентаризации

По итогам проведенных инвентаризаций на предприятии формируют следующие документы:

  1. инвентаризационные описи - предназначены для фиксации наличия, состояния и стоимости активов предприятия;
  2. акты инвентаризации - формируют с целью документирования денежных средств, бланков строгой отчетности и других объектов по соответствующим счетам, на которых они числятся;
  3. сличительные ведомости - документы для фиксирования несоответствий между данными бухгалтерского учета и инвентаризационных описей.

В Положении №879 не установлено типовых форм для перечисленных документов, однако указано, что они должны быть сформированы в соответствии с требованиями Положения №88. То есть для оформления результатов инвентаризации разрешается применять самостоятельно изготовленные бланки. Все материалы инвентаризации должны быть составлены в двух экземплярах в письменном или в печатном виде.

В инвентаризационные описи объекты вносят по названию и отражают в количественных единицах, принятых в учете. Также их можно выделить отдельно по местонахождению или лицам, ответственным за их хранение. На каждой странице инвентаризационной описи нужно указать общее число порядковых номеров активов или обязательств, перечисленных на ней, а также их суммарное количество в натуральном измерении.

Акты инвентаризации должны быть заполнены по объектам проверки, поскольку они формируются с целью сопоставления фактического количества активов и информации бухгалтерских регистров.

В сличительных ведомостях комиссия отмечает все выявленные при проверке излишки или недостачи. Если расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием активов не обнаружено, то напротив всех наименований материальных ценностей следует поставить прочерки.

Заполнять бланки инвентаризационных описей и актов нужно последовательно. Строки последней страницы, которые остались пустыми, следует зачеркнуть.

Перед началом инвентаризации материально ответственные лица должны своими подписями в инвентаризационной описи или акте инвентаризации засвидетельствовать, что вся доходная и расходная документация на объекты проверки представлена в бухгалтерии, принятые активы оприходованы, а выбывшие с учета - списана на расходы. По завершении процесса проверки сформированные документы подписывают все, кто принимал в ней участие.

Никакие помарки и подчистки в инвентаризационных документах не допускаются. Для того чтобы исправить ошибку, ее необходимо зачеркнуть, а сверху над ней сделать правильную запись. После этого все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица должны подписать поправки. Такую процедуру следует осуществить во всех экземплярах документа.

От того, насколько правильно будет проведена инвентаризация и корректно заполненные документы, зависит достоверность финансовой отчетности. Если вы хотите, чтобы бухгалтерский учет вашего предприятия отвечал требованиям действующего законодательства, поручите его ведения профессионалам. Компания «Альфа» предлагает широкий выбор услуг бухгалтерского аутсорсинга: комплексное ведение всех участков бухгалтерии, частичный аутсорсинг и консультационные услуги. За более подробной информацией обращайтесь в отдел бухгалтерии компании «Альфа» по телефону +38 (044) 492-07-08, или присылайте письмо на электронную почту info@alfa77.com.